Handelsnaam:

Plazastore

KvK-nummer:

59876689

Adres:

Kanaalstraat 289 E, Unit 1E, 7547 AS Enschede

E-mail:

info@plazastore.nl

Website:

https://plazastore.nl

Het btw-nummer wordt toegevoegd zodra dit beschikbaar is.

Plazastore is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Deze privacyverklaring geldt voor:

• bezoekers van de website;
• bedrijven die een zakelijke aanvraag doen;
• zakelijke klanten van Plazastore;
• contactpersonen van klanten;
• gebruikers van het zakelijke portaal;
• ontvangers van leveringen;
• personen die contact opnemen met Plazastore;
• personen die e-mails of andere communicatie van Plazastore ontvangen.

Plazastore levert uitsluitend aan zakelijke klanten. Toch kunnen bij zakelijke klanten persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld van contactpersonen, inkopers, administratief medewerkers, filiaalmedewerkers of ontvangers van leveringen.

Plazastore kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

Bedrijfs- en contactgegevens

• bedrijfsnaam;
• KvK-nummer;
• btw-nummer, zodra beschikbaar of relevant;
• factuuradres;
• afleveradres;
• branche of type onderneming;
• naam van contactpersoon;
• functie of rol binnen de organisatie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer.

Portaal- en accountgegevens

• gebruikersnaam of e-mailadres;
• accountstatus;
• klantnummer;
• gekoppelde organisatie of vestiging;
• toegangsrechten;
• inlogmomenten;
• technische loggegevens;
• acties binnen het portaal, zoals geplaatste bestellingen.

Bestel- en levergegevens

• geplaatste bestellingen;
• bestelde producten;
• aantallen;
• prijzen;
• afleveradres;
• aflevermoment;
• orderstatus;
• pakbongegevens;
• naam van de persoon die een levering aanneemt;
• handtekening bij aflevering;
• eventuele afleverfoto of aflevernotitie;
• meldingen over schade, afwijkingen of retouren.

Factuur- en betaalgegevens

• factuurnummer;
• factuuradres;
• openstaande bedragen;
• betaalstatus;
• betalingstermijn;
• administratieve gegevens;
• gegevens die nodig zijn voor boekhouding en belastingverplichtingen.

Communicatiegegevens

• e-mails;
• berichten via formulieren;
• telefonische contactgegevens;
• WhatsApp- of andere zakelijke communicatie, als hiervan gebruik wordt gemaakt;
• inhoud van vragen, klachten, aanvragen of opmerkingen.

Website- en technische gegevens

• IP-adres;
• browsergegevens;
• apparaatgegevens;
• bezochte pagina’s;
• datum en tijd van bezoek;
• cookies of vergelijkbare technieken;
• beveiligings- en anti-spamgegevens.

Plazastore gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• beoordelen van zakelijke aanvragen;
• aanmaken en beheren van klantaccounts;
• tonen van zakelijke prijzen en klantafspraken;
• verwerken van bestellingen;
• leveren van producten;
• opstellen van pakbonnen, afleverbevestigingen en facturen;
• communiceren over bestellingen, leveringen, facturen en klantvragen;
• verwerken van klachten, retouren, schade of afwijkingen;
• beheren van klantrelaties;
• uitvoeren van administratie en boekhouding;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• beveiligen van de website, het portaal en klantaccounts;
• voorkomen van misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang;
• verbeteren van de website, het portaal en dienstverlening;
• verzenden van serviceberichten en noodzakelijke klantcommunicatie.

Plazastore verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens om zakelijke aanvragen, bestellingen, leveringen, facturatie en klantafspraken uit te voeren.

Wettelijke verplichting

Wij verwerken en bewaren bepaalde gegevens omdat dit nodig is voor administratie, belastingwetgeving, boekhouding en wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken gegevens voor normale bedrijfsvoering, klantbeheer, beveiliging, fraudepreventie, verbetering van dienstverlening en zakelijke communicatie.

Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen, zoals niet-noodzakelijke cookies of marketingcommunicatie, vragen wij toestemming als dat wettelijk vereist is.

Wanneer een bedrijf klant wil worden bij Plazastore, verwerken wij de gegevens die via het aanvraagformulier worden verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• de aanvraag te beoordelen;
• contact op te nemen met de aanvrager;
• bedrijfsgegevens te controleren;
• te bepalen of zakelijke toegang wordt verleend;
• een klantprofiel aan te maken als de aanvraag wordt goedgekeurd.

Plazastore mag een aanvraag weigeren als gegevens onvolledig, onjuist of niet passend zijn bij de zakelijke dienstverlening van Plazastore.

Goedgekeurde klanten kunnen toegang krijgen tot het zakelijke Plazastore-portaal.

Binnen het portaal verwerken wij gegevens die nodig zijn om:

• klanten te herkennen;
• zakelijke prijzen te tonen;
• bestellingen te plaatsen;
• orderhistorie te tonen;
• facturen en betaalstatussen te tonen;
• afleveradressen en klantgegevens te beheren;
• rechten en toegang te beheren;
• misbruik en onbevoegde toegang te voorkomen.

De klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met gebruikersaccounts binnen de eigen organisatie.

Bij bestellingen verwerken wij gegevens die nodig zijn om de bestelling correct uit te voeren.

Dit kan onder meer gaan om:

• ordergegevens;
• afleveradres;
• contactpersoon;
• telefoonnummer;
• aflevermoment;
• pakbongegevens;
• naam en handtekening van de ontvanger;
• afleverfoto’s of aflevernotities;
• afwijkingen, schade of retourmeldingen.

Deze gegevens worden gebruikt voor orderverwerking, bezorging, bewijs van aflevering, klantenservice, administratie en eventuele geschillen.

Plazastore verwerkt factuur- en betaalgegevens om:

• facturen op te stellen;
• betaalstatussen bij te houden;
• openstaande bedragen te beheren;
• betalingsherinneringen te sturen;
• administratie en boekhouding te voeren;
• aan fiscale bewaarplichten te voldoen.

Voor facturatie en boekhouding kan Plazastore gebruikmaken van externe administratieve of boekhoudkundige dienstverleners.

Plazastore gebruikt contactgegevens om te communiceren over:

• zakelijke aanvragen;
• accounttoegang;
• bestellingen;
• orderbevestigingen;
• leveringen;
• pakbonnen;
• facturen;
• betaalstatussen;
• klachten of retouren;
• belangrijke wijzigingen in dienstverlening of voorwaarden.

Serviceberichten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst kunnen zonder aparte marketingtoestemming worden verstuurd.

Voor nieuwsbrieven of commerciële e-mails die niet noodzakelijk zijn voor de klantrelatie vraagt Plazastore toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Plazastore kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Wij kunnen gebruikmaken van:

Functionele cookies

Deze zijn nodig om de website en het portaal goed te laten werken, bijvoorbeeld voor sessies, beveiliging, taalvoorkeuren of winkelwagenfunctionaliteit.

Analytische cookies

Deze kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en het portaal, zodat Plazastore deze kan verbeteren.

Beveiligings- en anti-spamtechnieken

Plazastore kan technieken gebruiken om formulieren, accounts en systemen te beschermen tegen spam, misbruik en geautomatiseerde aanvallen.

Marketingcookies

Plazastore gebruikt alleen marketingcookies of trackingtechnieken als daarvoor toestemming is gevraagd wanneer dit wettelijk vereist is.

Als Plazastore niet-noodzakelijke cookies gebruikt, wordt hiervoor een cookiemelding of toestemmingsmechanisme getoond.

Plazastore deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met:

• hosting- en cloudleveranciers;
• softwareleveranciers voor het Plazastore-portaal;
• IT-beheer- en supportpartijen;
• e-maildienstverleners;
• boekhoud- en facturatiedienstverleners;
• bezorg- en logistieke partners;
• betaal- of administratieve dienstverleners;
• accountants of belastingadviseurs;
• overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Plazastore verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Met partijen die persoonsgegevens namens Plazastore verwerken, worden passende afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking.

Voor de website, het portaal, e-mail, administratie en beveiliging kan Plazastore gebruikmaken van externe systemen en dienstverleners.

Hierbij kan worden gedacht aan:

• hosting en website-infrastructuur;
• database- en applicatiehosting;
• e-mailverwerking;
• anti-spam- en beveiligingsdiensten;
• boekhoud- en facturatiesoftware;
• IT-ontwikkeling, beheer en support.

Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor hun opdracht aan Plazastore.

Plazastore probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Als persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Plazastore voor passende waarborgen zoals vereist door de AVG. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van standaardcontractbepalingen of andere passende maatregelen.

Plazastore neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en ongeoorloofde openbaarmaking.

Maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeheer;
• logging;
• back-ups;
• beveiligde hosting;
• beperking van toegangsrechten;
• beveiliging van accounts;
• controle op misbruik;
• afspraken met verwerkers en dienstverleners.

Geen enkel systeem is volledig vrij van risico’s. Plazastore spant zich in om persoonsgegevens passend te beveiligen.

Plazastore bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.

Voorbeelden:

• administratieve en fiscale gegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is;
• klant- en ordergegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de klantrelatie, administratie, garantie, geschillen of wettelijke verplichtingen;
• accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor administratie of beveiliging;
• communicatie wordt bewaard zolang dit nodig is voor behandeling, bewijs, klantrelatie of administratie;
• technische logs worden niet langer bewaard dan nodig is voor beveiliging, foutanalyse en misbruikpreventie.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende rechten.

Dit zijn onder meer:

• recht op inzage;
• recht op correctie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om bezwaar te maken tegen verwerking;
• recht om toestemming in te trekken, als verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@plazastore.nl.

Plazastore kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Plazastore reageert binnen de wettelijke termijn op verzoeken.

Sommige gegevens kunnen niet direct worden verwijderd als Plazastore deze nog moet bewaren vanwege wettelijke verplichtingen, administratie, facturatie, geschillen of beveiliging.

Als iemand vindt dat Plazastore niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen via info@plazastore.nl.

Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Plazastore richt zich niet op minderjarigen en levert uitsluitend aan zakelijke klanten.

Plazastore verwerkt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen, tenzij dit noodzakelijk en rechtmatig is binnen een zakelijke context.

De website of het portaal van Plazastore kan links bevatten naar websites van derden.

Plazastore is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van websites van derden.

Wij adviseren om de privacyverklaring van deze websites te lezen.

Plazastore mag deze privacyverklaring wijzigen.

De meest actuele versie staat op de website van Plazastore.

Bij belangrijke wijzigingen kan Plazastore klanten informeren via de website, het portaal of per e-mail.

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gesteld via: